Как закрыть аренду в RentDesk

Два шага, а не один

1. «Завершить». Кнопка на карточке аренды. Ничего не блокирует: RentDesk переводит запись в статус «завершена» и, если что-то осталось незакрытым — долг, невозвращённый залог, не внесённый пробег на возврате, — просто перечисляет это в самой карточке, но сохранить всё равно даёт. Смысл шага — зафиксировать, что машина физически вернулась, не дожидаясь, пока бухгалтерия и осмотр окончательно сойдутся.
2. Замок. Ставится только если по аренде реально всё сошлось, и в большинстве случаев — сам, без отдельного клика: RentDesk перепроверяет условия сразу после «Завершить», после подтверждения осмотра и после любой правки уже завершённой аренды. Кнопка «Закрыть аренду» нужна, если хочется поставить замок явно и сразу увидеть, чего не хватает: RentDesk откажет и покажет список причин в тексте ошибки «Закрыть нельзя: …». После замка запись больше нельзя редактировать ни в одном поле.

Завершить аренду можно сразу на стойке, даже если по деньгам или осмотру ещё есть хвосты, — а замок ляжет сам, чуть позже, когда бухгалтер проведёт последний платёж или менеджер подтвердит осмотр возврата. Кнопкой «Закрыть аренду» замок не поставить раньше, чем аренда завершена, — система всегда проверяет это первым делом.

Что происходит с залогом

Если на момент «Завершить» долга нет и осмотр возврата не нашёл повреждений — RentDesk возвращает залог сам, тем же кликом: создаёт возврат и сразу проводит его в кассу. Отдельно заходить в кассу и оформлять расход не нужно.

Если что-то из условий не выполнено — долг ещё есть или на осмотре нашли повреждение, — автоматического возврата не будет: решение по деньгам в такой ситуации принимает не система, а человек. Раз в сутки RentDesk дополнительно сам пересматривает уже завершённые аренды, которым исполнилось больше двух дней, — если к этому моменту долг закрылся, а осмотр возврата подтверждён и без повреждений, «зависший» залог вернётся тем же автоматическим способом, не дожидаясь, пока кто-то вспомнит об этом вручную.

Что проверяет замок

Это уже жёсткие условия — не выполнено хотя бы одно, и «Закрыть аренду» откажет с текстом «Закрыть нельзя: …», перечислив ровно то, чего не хватает:

• есть долг по аренде;
• оплачено больше, чем начислено, — переплата тоже не даёт закрыть, деньги ещё не разложены;
• залог не возвращён;
• залог по договору не проведён в кассе;
• не записан пробег на возврате;
• нет осмотра выдачи или возврата, либо осмотр не проведён, либо проведён, но не подтверждён;
• есть открытый случай повреждения без решения.

Аренда без начислений — например, собственник катается на своей машине — этим списком не блокируется: долга там просто не бывает по смыслу записи. Замок ставится сразу как только все условия сошлись — но сначала аренда обязательно должна быть завершена: без нажатого «Завершить» проверка условий даже не начнётся, форма ответит «аренда не завершена».

Перед закрытием проверьте

• долг по аренде закрыт — начислено не больше, чем оплачено, и не меньше (переплата тоже мешает);
• залог возвращён и, если он был по договору, проведён в кассе приходом;
• записан пробег на возврате;
• осмотры выдачи и возврата проведены и подтверждены;
• если на осмотре было повреждение — по нему принято и зафиксировано решение.