Как оформить аренду в RentDesk

Аренда — это когда машина реально уходит гостю: он либо забирает её прямо сейчас, либо даты и условия уже подтверждены и по ним начали считать деньги. В RentDesk до этого момента запись обычно уже была бронью — но можно и сразу завести аренду, минуя стадию брони, если гость стоит на стойке и ждать нечего. Дальше — оба способа и что именно система требует именно от аренды, чего не требовала от брони.

Два способа начать

Оба пути ведут к одной и той же записи — они просто про разные ситуации на стойке.

Прямо с шахматки. Клик по свободным суткам в строке машины открывает то же меню, что и при брони: «Аренда», «Бронь», «Сервис, простой», «Трансфер, доставка». Выбрали «Аренда» — машина и даты уже подставлены из клетки, дальше просто заполняют форму.
Из уже существующей брони. На карточке брони есть кнопка «Оформить аренду» — по ней открывается новая запись аренды, а почти все поля в неё переносятся сами, без повторного ввода.

Шахматка занятости RentDesk: всплывающее меню на свободной клетке с пунктами Аренда, Бронь, Сервис простой, Трансфер доставка — Демо-стенд: прокат и гости вымышленные. Меню на клетке шахматки — общее для брони и аренды, подробнее о нём в статье о создании брони.

Карточка брони RentDesk с кнопкой «Оформить аренду» в правой панели — Кнопка «Оформить аренду» показана, пока бронь живая — не отменена и не завершена. Демо-стенд, данные вымышленные.

Чем форма аренды строже, чем форма брони

Машина, даты, клиент, тариф и залог заполняются так же, как в брони — эта часть формы одна и та же (подробно про неё — в статье о брони). У аренды добавляются два обязательных условия, которых у брони нет:

Клиент обязателен. Без карточки клиента RentDesk не даст сохранить аренду — форма ответит «У аренды должен быть клиент». Исключение одно: служебный выезд, когда запись оформляют не на гостя, а на сотрудника или на машину собственника, — там клиента нет по смыслу, и поле не требуется.
«Откуда заявка» обязательна. Источник обращения — сайт, телефон, Авито и так далее — нужно указать, иначе форма не сохранится. По этому полю RentDesk не просто считает канал в отчётах: для заявок, которые пришли через виджет бронирования Hub4Rent, от него зависит расчёт комиссии площадки. У служебного выезда поле тоже не спрашивается — комиссию там платить не с чего.

Проверка занятости машины работает так же, как у брони: если на эти даты машина уже стоит в другой записи, форма покажет, какая именно и до какого числа, — сохранить конфликт нельзя.

Форма аренды RentDesk с уже подставленными машиной и датами из шахматки — Форма, открытая с шахматки: машина и даты уже подставлены из выбранной клетки. Демо-стенд, данные вымышленные.

Что менеджеру доделать руками

Прямо на карточке аренды RentDesk показывает подсказку «Для договора не хватает: …» — но список в ней не общий для всех прокатов, а собран из того же шаблона договора, который прокат сам загрузил в систему: если в печатной форме есть поле — и в ней пусто, подсказка про него появится; нет поля в шаблоне — и подсказки не будет. У проката на демо-стенде договор спрашивает, например, адрес регистрации гостя, дневной лимит пробега, цену километра сверх лимита и список дополнительных водителей — у другого проката с другим шаблоном набор будет своим.

Смысл в том, чтобы не гонять менеджера по всей карточке в поисках пропущенного: подсказка стоит рядом с тем самым полем, которое нужно заполнить, и исчезает сама, как только там появляется значение.

Что переносится, когда бронь превращают в аренду

Кнопка «Оформить аренду» не открывает пустую форму — она создаёт новую запись и сама заполняет её данными брони:

машина, клиент, даты выдачи и возврата, тарифный профиль;
места и адреса выдачи и возврата, залог;
партнёр и город — если бронь пришла по промокоду агента, вознаграждение по ней продолжит считаться и в аренде;
уже начисленные суммы и уже внесённые по брони деньги — оплата остаётся той же кассовой проводкой, просто теперь привязанной к аренде, а не задваивается новым приходом;
план осмотра, а если машину до этого уже осматривали — сам осмотр с фото и пробегом переезжает на аренду вместе с записью.

У новой аренды свой собственный номер, отдельный от номера брони. Сама бронь при этом не удаляется, а помечается закрытой — так в RentDesk видно, какая доля броней в итоге доходит до реальной аренды, а не теряется по дороге. Оформить аренду нельзя по отменённой брони и по брони без клиента — в обеих ситуациях RentDesk сначала попросит это исправить.

Что происходит после оформления

После сохранения RentDesk открывает карточку уже созданной аренды. В шахматке она встаёт сразу активной полосой в строке машины — в отличие от брони, у которой полоса предварительная: аренда — это уже не договорённость на будущее, а запись в работе на подтверждённые даты. Там же, при сохранении, система сразу ставит в план оба осмотра — выдачи и возврата, — чтобы про них не забыли отдельно.

Если для машины и выбранного тарифа не нашлось цены по тарифной сетке, RentDesk не блокирует сохранение, а откроет карточку с предупреждением «Цена по тарифной сетке не найдена — впишите начисление руками»: аренда уже создана, но начисление по ней нужно проставить самостоятельно, иначе она уйдёт в работу с нулём в кассе.

Найти аренду позже можно там же, в шахматке, по машине и датам, либо в списке аренд — по номеру, клиенту или машине. Номер у аренды свой, отдельный от брони, даже если она получилась переводом брони. Дальше по ней идут выдача с осмотром и фото, приём залога и закрытие — про то, чем «Завершить» отличается от замка и как правильно закрыть аренду, читайте в статье «Как закрыть аренду в RentDesk»; про осмотр с фото — отдельная статья базы знаний, она выходит следом.

Перед оформлением проверьте

машина и даты выдачи-возврата — без них форма не сохранится, а возврат обязан быть позже выдачи;
клиент — если это не служебный выезд для сотрудника или собственника;
«Откуда заявка» — если это не служебный выезд, поле обязательно и влияет на комиссию Hub4Rent для заявок с виджета бронирования;
залог — если по этой машине и этому гостю залог не нужен, отметьте это явно, а не оставляйте поле пустым (иначе система подставит сумму из тарифной сетки);
тариф — если тарифная сетка для машины и срока не настроена, аренда всё равно сохранится, но начисление придётся вписать руками.

Частые ошибки

Даты перепутаны местами. Если дата возврата раньше даты выдачи, RentDesk не даст сохранить: «Возврат должен быть позже выдачи».
Забыли клиента у обычной аренды. Без карточки клиента форма ответит «У аренды должен быть клиент» — кроме случая служебного выезда, где клиента и не должно быть.
Не указали «Откуда заявка». Форма не сохранится, пока не выбран источник обращения, — опять же, кроме служебного выезда.
Машина уже занята на эти даты. RentDesk покажет, чем именно она занята и до какого числа: «Машина занята с … по … — Бронь №… / Аренда №…» — и предложит поменять даты или машину.
Пустое поле залога приняли за «залога нет». Пустое поле — это не ноль, а «менеджер не заполнил»: система молча подставит сумму из тарифной сетки машины. Если залога по этой аренде действительно не должно быть, это нужно отметить отдельно, а не оставлять поле пустым.

Хотите посмотреть RentDesk на своём парке

Покажем шахматку, оформление брони и аренды на ваших машинах и ваших тарифах — демонстрацией экрана, без записи на отдельный стенд.

Показать систему Что ещё умеет учёт аренды →